公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事
行政事务，都要学会通过公文来传达政令
政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。
产品特点
我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、
行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《
党政机关公文格式》GB-T 9704-2012执行，此次修订于2012年7月1日正式生效。
1、内容和程序的
合法性：公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章的规定，否则无效。
2、形式和格式上的规范性。
3、
公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。
4、对机关工作的
依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的
专用工具。
公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要
文字说明)。
随着电子
计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用
计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而
公文处理需要更高的技术。
常用公文种类
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布
行政法规和规章；宣布施行重大强制性
行政措施；嘉奖有关单位及人员。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和
不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照
法律程序向同级
人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于
不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十四）决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项
（十五）公报
常用公文格式
公文一般由
份号、
密级和
保密期限、
紧急程度、
发文机关标志、发文字号、签发人、标题、
主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、
抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的
秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“
特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用
联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的
普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
写作原则
1. 内容上“三查三改”
查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、
不合逻辑之处。
查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的
官话、套话、大话、空话和不力之处。
查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。
2. 文字上“三查三改”
查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。
查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、
逻辑错误之处。
查文字：看是否规范，改
错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。
3. 体式上“五查五改”
查文种、标题、主
抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。
办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，
简化手续，增强
时间观念，以保证公文尽快处理。
公文的保密也要符合要求，必须严格地执行
保密制度，严格控制拟稿过程、
印刷过程、
处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。
写作内容
综述
公文
拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、
发文日期、附件、
抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。
具体介绍
1. 标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。
有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如《通知》。
2. 发文字号：包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于
公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。
例如“审办发〔1989〕6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字，〔1989〕是年号，“6”号是发文顺序号。
编号的位置，凡有文件版头的，放在
文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。
3. 主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。
对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关；向上级报告、请示的公文，一般
只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或
公函给主送机关。
主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。
4. 正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。
正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。
正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。
开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。
中段是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。
结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。
结尾用语要按照
行文关系，写得妥贴得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；
平行文，可用“专此函复”、“特此通知”；
下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。
5. 发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。
盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“
国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期
年月日4～7个字，俗称“
齐年盖月”。
领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。
6. 发文日期：发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；
一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。
发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。
7.
抄报、抄送：抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高
工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。
抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。
8. 文件版头：正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”，下加一条红线，中缀
红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。
9. 公文附件：附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的
补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。
公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件×件”。
10. 机密等级：公文内容涉及
国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失密，严了，妨碍工作开展。
国家秘密的
保密期限，
除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。 机关、单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。
机关、单位对在决定和处理有关事项
工作过程中确定需要保密的事项，根据工作需要决定公开的，正式公布时即视为解密。
密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文递送方式也不同。
机密公文还要按份数编号，如“编号000××”或“No.000××”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。
11. 缓急程度：缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“特急”、“加急”两种。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理，其中特急公文标注“特急”，紧急公文标注“加急”。
缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的
公文种类前面，如“国务院关于控制各单位
上年结余存款的紧急通知”。
12. 阅读范围：上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)”。
行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的
报请性公文都不必规定阅读范围。
常用公文语言要求
公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：
1. 使用规范的
书面语言。
公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。
2. 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了
公文文体庄重色彩。
3. 经常使用
介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。
4. 常用对偶、排比、对照、反复等
修辞手法，形成
整散结合、骈散相间的
语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强
表达效果。
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重——指语言端庄、庄严，格调郑重严肃不轻浮。准确——指语言确凿无误，恰如其分。朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。精练——指语言围绕主题，简明扼要，简繁得当。严谨——指语言含义确切，语句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混，语意多歧。规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。
公文文本样式
××××文件
××发[200×]×号
标 题
××××(主送机关)：
正 文
附件：
××××(发文机关) 200×年×月×日 (附注)
抄 报：×××× ××××
抄 送：×××× ××××
××××办公厅
200×年×月×日印
共印××份
写作要求
公文的种类不同，它的特定对象、目的、条件不一样；但是它们有明显的共性，写作时必须遵循这些共同规律。我们从多年写作实践中把它归纳为“20字诀”：符合政令，行文周严，格式规范，遵守规则，表述精当。
符合政令
一切公务活动必须贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策。因此，公文必然带有鲜明的政治性、政策性。公文必须符合一定时期内党和国家的方针、政策、法规。
一份公文的主发内容总有诸多横向涉及，受着多方面的方针政策、法规约束，必须协调一致。所以，公文撰写者必须具有一定的政策理论水平，对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握，有着分析问题、解决问题的能力。
公文是办事的依据，必须实事求是，符合
客观实际，即要真实可靠，数据准确无误，结论切合实际，办法切实可行。
实事求是的公文原则具体表现在：一是内容符合实际，力求正确；二是要有情况、有办法、有措施、有理论。这就要求撰写者认真深入实际，
调查研究，有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理问题的意见、措施。
撰写公文，要了解
领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；要“
吃透两头”：认真阅读本文件有关的文件，明确政策界限，要熟悉业务，调查研究，掌握实际情况。这样，制订
具体政策和实际情况很好结合起来，就能写出政策性强，能
解决实际问题的好公文。
公平竞争审查
行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称政策制定机关）制定市场准入、产业发展、招商引资、招标投标、政府采购、经营行为规范、资质标准等涉及市场主体经济活动的规章、规范性文件和其他政策措施，应当进行
公平竞争审查。
行政法规和国务院制定的其他政策措施、地方性法规，起草部门应当在起草过程中进行公平竞争审查。未进行自我审查的，不得提交审议。
行文周严
公文实用性强，要据此办事，行文必须周严：
1. 结构严谨。公文一般有相对固定的格式，写作时要把握特点，行止有序，自然、清晰、严谨。
正文一般分开头、中段、结尾三部分：
开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、
综合式等写法。
复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。
中段：表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策，把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。
结尾：表述
发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。
2. 直笔表述：叙述情况，一清二楚；汇报工作，实事求是；表明观点，态度鲜明；提出要求，明确具体。平直，简洁，明了。
3. 行文得体：对于不同的
行文关系、行文方向，语气上要有所区别。
4. 坚持一文一事(综合性报告除外)。
格式规范
严格按照
公文格式写作：首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言体例，也就是语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图，这就要求语言简洁明快，用词通俗易懂，文种恰如其分，按照《
国家行政机关公文处理办法》规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。
其次，公文的格式要合乎规范。公文一般由
标题、发文字号、签发人、
秘密等级、
紧急程度、
主送机关、正文、附件、印章、发文时间、
抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。例如，有的文件，
文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而就会增加处理文件的困难；有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或者需要反复考证；有的
文件结尾不合乎要求，没有加盖公章，这个文件所证明的事项就得不到承认；有的文件用纸不合乎规范，装订起来大小不一，给立卷归档带来很多麻烦。因此，国家规定的统一的公文格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。
表述精当
实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文，要注意表达准确、措词严谨，准确无误地传达党和国家的方针政策；下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗，观点明确，事实不夸大，矛盾不掩盖。
无论写什么文章，用尽量少的文字反映尽量多的内容，是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，
主词、动词、
宾词完整，
单句、
复句分清，段落、层次分明，标点符号无误。
注意事项
草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到：
1. 了解
领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；
2. 认真阅读有关文件，明确政策界限；
3. 熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。
文件起草时，应当注意以下事项：
1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
2. 简明扼要。请示应当一文一事。
3. 谦虚谨慎，勤勉及时。
4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。
5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的
年月日。使用数字时，除
公文编号、
统计表、
计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写。