①反映地名实体内容的材料。包括地名调查的原始记录、地名照片和调查中收集的有关考证材料；经过
加工整理的地名表、地名卡片、地名图和地名概况的文字说明材料；编辑出版的《地名录》、《地名志》、《地名词典》、各种地名图等标准地名资料的审定稿和样本；地名统计材料等。这部分材料记述各类地名的标准书写形式 、读音和位置 ，反映地名的来历、历史沿革和含义,表述地名实体(包括
人口、
面积、
自然条件、政治历史、
经济发展、
文化教育等)的概况,是地名档案的主体。
②反映地名管理工作活动情况的文件材料，如各级政府及有关部门颁发的关于地名工作的指示、决定、规定、条例、办法，会议文件，地名标准化处理的文件，工作计划、总结、报告、来往文书等。
地名档案是国家从事各项工作不可缺少的基础资料。地名档案工作是地名工作的一项重要内容。地名的更替，特别是地名所指区域的政治、经济、文化、居民成分等社会情况的变化是频繁的。所以必须随时注意收集和掌握各种反映地名有关情况的信息，及时积累材料，确保地名档案能够及时、准确地反映地名的真实面貌。有关一个地名的材料,如卡片、文字概况、考证材料、故事传说、命名更名材料等应集中存放，以便利用。