发文字号，简称文号，习惯上也称为文件编号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由
发文机关的收发文责任部门负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文
顺序号；
联合行文，一般的以主办机关为主体依据编制发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。发文代字用汉语简化字标识，
固定使用；年份代码、发文顺序号用
阿拉伯数码标识，年份代码应采用四位阿拉伯数字标识的公历年份并置于六角括“〔〕”中；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加括号，不加“第”等
虚字。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年向下级机关公开下发的第2号文件；“人外发〔1994〕1号”即为
人事部外事司1994年对外发布的第1号文件。
发文字号中的机关代字由
发文机关自行拟定（有直接主管上级机关的须经上级
主管机关同意），为保持发文权威性和保证法律严肃性，一般的应
固定使用，避免频繁更改。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关（
企事业单位）名称代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门或归口方向的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”代表主办这份文件的是
铁道部办公厅、“财”代表主办这份文件的是
财务部门或由
财务工作归口管理。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的
主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行
分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、 “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。机关代字宜统一、规范且具有权威性和法律严肃性。
发文字号中的年份代码须用四位阿拉伯数字标识文件发文所属公历年份，不得简化，如使用“87”、“93”等均属不正确的标识方法。年份代码应置于半角
六角括号“〔 〕”中。发文字号中的半角六角括号是发文字号专用标点符号，不是数学中的
中括号或方括号。
公文中发文字号为什么要用六角括号、是从何时出现的基本上没有人进行过历史探源，因为六角括号是怎么来的、为什么发文字号要用六角括号，无论其答案如何，都不影响现行的规定。六角括号的出现实际上是为了适应
苏维埃时期、
边区政府时期所使用的
印刷技术和
印刷设备，并不具有什么特殊的含义。在此后的历史
演进过程中，由于六角括号在党和国家机关
公文书中的长期使用，使得六角括号与发文字号及公文书有了强烈的联系感，一定程度上代表了正规、正统、
公信力、权威性和组织的
公有制机关
单位属性，同时六角括号也具有一定程度上的
防伪性，提高了仿造难度，于是在后来直至现今的
公文处理条例和习惯中沿用下来了。公文中使用的六角括号不具备数学意义，部分
网络信息中所谓使用六角括号作为公文发文字号是为了避免所谓”违反了低级符号中不得包合高级符号的原则”，或者说使用六角括号是为了“基于与数学的中括号相区别”，等等说法都是个别人的主观揣测，民国以来的历届政府及有关公文处理的历次版本的条例中从未出现类似或相关说法。这些说法的出现，无从稽考。
发文字号中的发文顺序号是一个年度内同一单位发文的
流水号，用
阿拉伯数码标识，不编虚位（即1不编为001），不加“第”等
虚字。一般都是按文件的形式统一编制，即文件由哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一编制流水顺序号。有的机关按主办部门或按文件内容归口方向划分序列分别编制流水顺序号，是一种较繁琐的办法。
发文字号根据发文的行文方向不同，其排布位置有所变化。一般的发文字号位于
发文机关标识（即文件首页
页眉处发文单位名称，一般用
正红色的较大字体标识，故俗称“红头”）下空2行，用3号仿宋体字，在
平行文和
下行文中居中排布、在上行文中居左排布（签发责任人签字居右）。在发文字号之下4mm处印一条与
版心等宽的正红色
反线，发文字号即位于发文机关标识和红色反线之间，靠近红色反线但不重合，党的机关发文在红色反线中间置有一实心
五角星标识，颜色与发文机关标识和红色反线保持一致。
发文字号中的机关代字、年号和序号三部分要完备，缺一不可，不能在三者之间随意加“字”“第”等字样。如某市
财政局发文字号写成“X市财发〔1992〕字第36号”，其中的“字”“第”就是多余的。年号和序号的括号不能滥用，如写成“（1995）12号”“（1995）（12号）”“（1995）（12）号”“[1995][12号]”“1995年[12]号”等，都是错误的。