采购过程
从采购计划开始,到采购询价、采购合同签定,一直到采购材料进场为止的过程
采购过程是指从采购计划开始,到采购询价、采购合同签定,一直到采购材料进场为止的过程。
采购内容
询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认(SourceQualification)。获取信息的渠道有:招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书
供方选择
这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:
合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”。
加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。
筛选方法:为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。
独立估算:采购组织自己编制“标底”,作为与卖方的建议比较的参考点。
一般情况下,要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同。
合同管理
合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调。
(1)授权承包商在适当的时间进行工作。
(2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效
(3)检查和核实分包商产品的质量。
(4)变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更。
(5)根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系。
(6)采购审计
(7)正式验收和合同归档。
过程控制
一般而言,采购过程应当从以下几个方面进行控制:
1、制定详尽的价格表(含价格上限和相关政策)
2、采用符合企业特点的采购策略(如常用的经济批量采购策略)
3、规定严格的采购流程(含申请制度、归口部门、订单审批制度、订单跟踪等过程)
4、制定合理的质检与验收流程等。除此之外,采购付款也应当涵盖在采购过程管理中,何时付款和如何付款同样需要进行成本与效益的平衡,因为资金同样是有成本的(资金成本)。
区别联系
外包过程与采购过程的区别与联系
两者的区别
1、目的有所不同  对外包过程进行控制和管理的目的,是确保其满足质量管理体系所要求的过程能力。承包方必须按照组织对过程事先策划的安排(遵循所提供的程序或相关文件)进行运作。
对采购过程进行控制的目的,是确保组织所采购的产品在质量要求、交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响组织最终产品质量的产品的采购,有效进行供方选择、评价和重新评价的控制至关重要。
2、对象有所不同  对外包过程的控制和管理,侧重于过程的监视和测量,控制对象是过程,当然也包括对过程的结果(提供的产品)进行验证。否则,无法充分证明其过程具备的能力。
特殊过程、关键过程或对最终产品构成重要影响时),可向供方提出某些方面的要求(7.4.2条款),目的是使供方持续提供符合组织所要求的产品。
3、控制方法有所不同  对外包过程既要实施控制,又要进行管理,涉及从输入到输出的整个运作过程(包括其子过程)。如对产品制造过程的外包半成品检验和提供记录或报告。
4、实施部门有所不同  对采购过程实施控制,主要责任者是组织的采购部门或供应部门。若把设计和开发过程、产品防护过程(如成品的储藏和运输)、产品的监视和测量过程(如房地产商委托监理部门实施建房跟踪)、服务过程(如旅行社委托异地景点导游)等外包过程,一律有采购部门或供应部门进行控制和管理,显然不合适。只有将外包过程授权对口部门或由分管负责人实施控制和管理,才能取得预期的效果。
两者的联系
外包过程外包,很多要求都和采购过程的要求相类似,只是在控制程度和管理要求方面有所不同,稍加补充和完善即可实施。
参考资料
最新修订时间:2023-10-14 20:57
目录
概述
采购内容
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