徽宗崇宁年间（1102～1106），置吏部架阁库，其后各部皆置。掌管财政的三司架阁库，收藏户口、赋役籍帐。最高军事机关枢密院架阁库，收掌有关军籍、武官调遣、边防设置和来往国书等重要档案。地方机关架阁库始设于江南西路。
北宋仁宗时转运使周湛首创千文架阁法，以日月为次第连粘排列保管。此法得朝廷表彰推广，各级地方机关皆置库效法。
架阁库有严密的管理制度：中央六部档案存部两年则集中于各部架阁库，各部架阁库收贮8年则上交
金耀门文书库；户籍赋役、诉讼刑名等重要档案，地方均需造册4本，由县、州、路逐级上报中央主管部门；架阁库档案用
千字文编号法，“以年月次序注籍立号”，还规定3年一“检简”的鉴定制度；利用档案要“委官一员，监视出入”并限期交还。
主管架阁库的官员择选“有时望者为之”，各部多为进士及第者，如著名史学家郑樵曾任礼、兵部架阁库主管官员。州、县地方架阁库规定由知州、令、丞、主簿等官员主管，下设
管勾、守当官等具体掌管。
金、
元、
明、
清各朝均沿袭宋制。金代尚书省置架阁库，设都事主管；六部设
吏兵、户礼、刑工3个架阁库，各由管勾掌管。元代中书省置架阁库、蒙古架阁库、回回架阁库；六部设左、右部架阁库；枢密院、御史台、通政院以及各级地方机关都置架阁库，设管勾、典吏职掌。明洪武二十四年（1391）朱元璋明令“置天下诸司架阁库，以庋案牍”。随之中央六部、
五军都督府、
都察院、
大理寺等中央机关以及各级地方机关先后置架阁库。清代部分地方机关仍沿袭置架阁库。