存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的
产成品或商品,或者为了出售仍然处在生产过程中的
在产品,或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。
所谓内部控制是指企业为了保证
业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证
会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。
存货内部控制是企业为管理好存货,针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点,事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制中的重点内容和中心环节。企业制订存货内部控制的目的在于保障
存货资产的安全完整,加速存货
资金周转,提高存货资金使用效益。
与采购相关的内部控制的总体目标是所有交易都已经获得了适当授权与批准。使用
订货单是一项基本的内部控制措施,订货单应当预先连续编号,事先确定
采购价格并获得批准。此外,对订货单还应当定期进行清点。
与存货验收相关的内部控制的总体目标是所有收到的货物都已得到记录。使用验收单是一项基本的内部控制措施。被审计单位应当设置独立的部门负责验收货物,该部门具有验收存货实物、确定存货数量、编制验收单、将验收单传送至
会计部门以及运送货物至仓库等一系列职能。
与仓储相关的内部控制的总体目标是确保与存货实物的接触必须得到
管理层的指示和批准。被审计单位应当采取
实物控制措施,使用适当的存储设施,以使存货免受意外损毁、盗窃或破坏。
与加工或生产环节相关的内部控制的总体目标是对所有的
生产过程作出适当的记录。使用生产报告单是一项基本控制措施,在生产报告单中,应当对产品质量缺陷和零部件使用及报废情况及时作出说明。
存货数量的盘存制度一般分为
实地盘存制和
永续盘存制。盘存制度不同,对存货数量的控制程度的影响也不同。即使采用永续盘存制,也应对存货进行
实地盘点。与存货实地
盘点相关的内部控制通常包括:制定合理的盘点
计划,确定合理的存货盘点程序,配备相应的监督人员,对存货进行独立的内部验证,将盘点结果与永续存货记录进行独立的调节,对盘点表和盘点标签进行充分控制。