调档函是人事工作术语，产生于高度计划体制下的人事管理制度。在高度计划体制下，人力资源的流动有严格的手续。调档函便是这诸多严格手续中的一道。是调入单位向拟调入人当前所在单位发出的调阅拟调入人个人人事档案的函件。 此制度与术语在当前国家机关与事业单位间仍然沿用。

人事调档函

________：

因工作需要，商调贵处___(档案号：___)等___名同志到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。

多谢合作

___公司人事部(公章)

年 月 日

毕业生调档函

___________大学：

您单位___________同学报考我校____年硕士研究生，现已拟录取，请将该生人事档案于__月__日前(开学前)，寄至：___________大学___________学院学生工作办公室(邮编___________)。以便我们审查，审查合格档案不再退回;如按期档案未到，不予录取，后果自负。

多谢合作!

___________大学___________学院

_______年__月__日

研究生调档函

_______大学研究生院：

_______同学是我校_______届本科毕业生，由于该同学档案尚在整理中，需等到__月份该生离校时将档案寄往贵单位。该生成绩合格，没有欠费，能够按时毕业，特此证明。

(单位盖章)

年 月 日

人才交流中心调档函

委托谁去调档可注明身份证号码等。

________市____区人才交流中心：

兹有_____同志，身份证号码：_____ __到_______市_____区人才交流中心办理我单位档案事宜，请予接洽！

___ _______(单位公章)

_____年__月__日

1.各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往你在报名时所填写的“档案所在地”上面的地址，若你写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校；

2.如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，你再去人事处协助调档，按照人事处对你提的要求补全各种手续。

3.若你的档案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行办理或协助办理。

4.档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题。最后发出通知书。

5.调档有时间限制，因为学校要收到你的档案后才会发出通知书，所以，你一定要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定。不可超出，否则无效。

6.在职人员估计程序较为复杂，事业单位可分为“离现职”与“离公职”两种。前者可保留工龄，今后若再在事业单位就业可继续算工龄。