设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。

设备技术档案是指在设备管理的全过程中形成，并经整理应归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件与资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作归档建立的设备档案。

设备档案一般包括设备前期与后期两部分。前期档案包括设备订购、随机供给和安装验收的材料：后期档案包括使用后各种管理与修理的材料。

订货合同；

装箱单和说明书及资料、附件、工具明细表（原件）；

出厂合格证书、出厂精度（性能）检验记录（原件）；

开箱验收单；

自制设备的有关说明及图纸、资料；

设备基础及隐蔽工程图纸；

动力管线图纸；

安装、调试验收单；

购入二手设备的有关原始材料。

设备使用初期状况记录；

定期维护记录；

定期检查和监测记录；

设备故障分析报告；

设备检修记录；

设备封存（启用）单；

设备润滑卡片；

大修任务书与竣工验收报告；

技术改造申请书及项目技术经济论证报告；

技术改造说明书与图纸及试用效果鉴定；

设备事故报告单；

设备报废单。

设备的档案和资料都是设备制造、使用、修理等项工作的一种信息方式，是管理和修理过程中不可缺少的基本资料，所以在日常工作中，易发生混淆。设备资料是指设备选型安装、调试、使用、维护、修理和改造所需的产品样本、图纸、规程、技术标准、技术手册，以及设备管理的法规、办法和工作制度等。

设备档案与资料的区别是：

①档案具有专有的特征，资料具有通用的特征；②档案是从实际工作中积累汇集形成的原始材料，具有丢失不可复得的特征；资料是经过加工、提炼形成的，往往是经正式颁布和出版发行的。设备档案也是一种资料，是特殊的资料。设备档案与资料的管理是指设备档案与资料的收集整理、存放保管、供阅传递、修改更新等环节的管理。