藏品档案是由图文声像所组成的一个平面资料系统，计算机藏品档案管理系统是以藏品档案为基础建立起的一个立体信息系统，它们所使用的信息载体不同，工作重点也不同，藏品档案工作的重点在于资料的搜集、分析和整理上，而计算机藏品档案管理系统的重点在于群体综合信息的查询与“资源共享”上。两者优势互补、相互依存，共同服务于博物馆的科研工作及各项业务活动，两者都是需要及时补充、更新资料，进行长期维护的资料系统。
藏品档案的主要部分是藏品档案册及
藏品编目卡片，这是藏品经过鉴定后所编制的系统的藏品介绍材料。它包括对藏品名称、尺寸、重量、质地、现状、来源、器物的文字描述、专家鉴定意见、藏品流传经过的详实记录，以及藏品的照片、拓片和测绘图；还包括：①藏品入馆的原始单据，包括接收、拨交藏品的清单，捐赠、收购藏品的收据，借入、寄存物品的借据，以及捐赠人开据的捐赠证明。②藏品来源的原始记录，包括藏品流传经过的文字说明或录音、录相材料，发掘品的发掘报告及出土方位和层位图示等。③提用凭证，包括藏品展览时的提取清单及外出的借据和领导签署的使用意见等。借出使用时要留存藏品原状、使用的文字记录及图像记录。④修复记录，包括各级主管人员签署的修复意见及批准书，对藏品存放环境、修复措施、使用材料(包括药物)名称、剂量等的文字记录和藏品修复前后修复部位的照片资料。⑤注销凭证，包括藏品注销原因及有关主管人员签署的意见等材料。