新近颁布的国家标准《
电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以
二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机
存储器（包括
内存储器和各种
外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。按照现代
文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的（但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据），具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。
电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的，包括文字、
图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据，它包括各类电子文件和
电子文档。电子数据概念的外延比电子文件更广泛，形成环境更多样，既包括公务活动中形成的电子文件数据，也包括非公务活动中形成个人信息和系统环境信息等（如临时数据、系统环境、应用软件环境等）。
电子文档一般泛指计算机术语中的文档文件（一般指文字表格型的文档，如word文档、excel文档，但也可用于图形、图像、音频视频等其他媒体类型的文档），包括系统文档（如帮助手册、系统配置文档等）和用户文档，属于电子数据的其中一类，与电子文件概念有交叉但不相互包含。电子文档概念则在档案术语中较少使用。