物料主数据包含了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述。它是企业中有关物料信息 (例如，库存水平)的物料数据代码库。将所有的物料数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，而且不仅允许采购部门使用这些数据，而且其它应用部门 (例如，库存管理、物料计划及控制、发票校验等)也可以使用这些数据。

物料主数据就是有关物料的所有信息，可以区分为两大类：物料的自然属性（如名称、尺寸和重量等）；SAP系统控制的数据（如MRP相关数据等）。

与供应商主数据类似，物料主数据也是具有组织层次的。它的基本数据（如编码、名称和计量单位等），也是维护在集团层面，对整个集团有效；它的工厂数据（如MRP相关数据、采购组和计划交货期等）则是维护在工厂层面，对特定工厂有效，也就是说各工厂均可维护自己的数据；它的存储地点特定的数据（如存储时间、库存数量等）则是作用在存储地点。

一个公司的所有部门都要使用物料主数据。物料主数据以视图的形式，让不同的部门看到不同的物料主数据视图（包含该部门特定的数据，如财务部门看到财务视图，采购部门看到采购视图，销售部门看到销售分销视图）。

行业类别决定了哪些行业相关的信息包含在物料主数据中。机械制造行业与化工行业所包含的主数据信息是不同的，如化工行业中常见的PH值，在机械制造行业中是不存在的。

有相同基本特性的物料属于同一物料类型，物料类型的不同，决定了那些部门视图需要维护（显示不同的屏幕），物料数量的变化是否要更新（仓库管理特性），内部或外部采购是否允许，那些总帐科目被更新（财务管理特性）。常见物料类型有：原材料、半成品、成品、服务和辅料等。