在2003年湖南科技大学成立之后的8月底,学校将原两校区的档案室合并为档案管理中心(正科级),隶属学校党办校办领导,业务上独立开展工作,由校长主管、党办校办一名副主任兼管。2009年8月,根据学校事业发展的需要,在档案管理中心的基础上成立档案馆(副处级),为学校直属单位,由校长直接主管。
学校领导高度重视档案工作,不断加大投入力度,改善工作条件,馆内的防盗、防火自动报警和去湿控制等设施齐全,并配有扫描仪、刻录仪、照相机、去湿机等仪器设备;办公使用的“世纪科怡”网络版档案管理软件系统在全省高校系统处于领先地位;档案馆联合学校数学学院、教务处和对外联络处共同研制开发的“学生成绩自动翻译系统”软件,大大提高了工作效率,在全省受到普遍关注。六年来,学校档案工作每年受到省市档案管理部门的通报表彰。
馆藏档案分3个全宗:湘潭工学院(13740卷)、湘潭师范学院(11001卷)、湖南科技大学(8548卷),分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、干部人事、声像、实物等13个类别。至2009年12月,馆藏综合档案33289卷,人事档案3408册,专业技术档案1911册,布局规范科学。馆藏中,有
胡耀邦同志、王震同志、廖汉生同志、毛致用同志等党和国家领导人的亲笔题字。