机要文件是指标有“机密”
密级的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密、泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的载体。
“绝密”是最重要的国家秘密，泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。重要程度依次减轻，但都属于绝对不可泄漏的。
纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等。但在信息化的当代，机要文件更多的是以电子媒介方式存储的。因此保管人员必须具备优秀的
信息素质，有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵。做好
保密工作。由于机要文件都有一定的保密年限（特殊情况下除外） 或者遇到战乱、迁移、国家安全需要等。就不得不考虑文件的处理问题：纸质文件是在监管人员的监视下 由内部人员 用碎纸、焚烧或化学腐蚀方法销毁。电子化文件则由专业的粉碎软件粉碎（国际一般通用美国CIA执行标准）。使用的是完全不可逆的粉碎算法。或者在强磁强电压下使存储介质完全被格式化，达到销毁效果。
机要通信的密级标准，是机要通信的重要内容之一。制定和明确机要通信的密级标准，是机要通信正常进行的可靠保证。机要通信在解放初期被称为机要交通。1952年11月7日政务院公布了“关于机要交通的组织与工作总则”文件，对机要交通的任务和实施规定做出了明确规定，使机要交通工作有了遵循的方针和依据。该文件中规定了对机要交通的
密级划分为两类。即“密件”和“绝密”。
当时由于机要交通的业务不断增长，客观形势发展趋势反映出，机要文件增加是不可避免，但从检查文件发现，其中确有相当一部分不应属于
机密文件。据当时几个地区的估计，此类文件一般占全部文件的15%左右。这就相当严重的影响和损害了真正机密文件的迅速安全传递。如其任其发展下去，机要交通就会变成第二个地方邮政，也就失去了机要交通工作的意义。
为此，中共中央办公厅在1954年5月5日批准了机要交通总局的暂时规定，发出通知：把党政系统的秘密文件分类为三类，即“绝密”、“机密”、“秘密”。绝密和
机密文件规定必须经由机要交通递送，一般的秘密文件（即机关一般内部往来公文，函件和发至区、乡的一般文件）可用挂号信件交地方邮政递送，以免使机要交通负担过重，反而损害党的机密。这个规定的意义十分重大，从两类分类三类，不只是数量上或名词上的变动，也不单纯为了求得和军队的文件分类一致，避免纠纷而规定的，其主要意义和秘密文件划分为三类比划分两类更加合理，对保密工作更有利，以确保绝密，机密安全传递。保密的重点是一般放在“绝密”和“机密”文件上，这样保密的目标就集中、明确。这就可以避免两种偏向：一是把真正涉及到党和国家的机密文件都看成一般的秘密文件。二是把机关中一般内部文件都看成机密，而实际上是忽视真正机密的偏向。两种偏向对保密都不利。保密如果没有重点，不分主次的想法和作法都是不对的。