政府采购机构是指政府设立的负责本级财政性资金的集中采购和招标组织工作的专门机构。

(1)服务和货物供应者：向许多政府部门和机构提供大量种类繁多的货物和服务，以便这些部门和机构利用这些货物或服务向公众提供服务并支持内部运作。

(2)决策者：必须在质量、总成本、时效性、控制、责任和政治之间作出适当平衡。

(3)顾问：协助管理层和直线部门设计预算、规划项目并作出租赁/采购和自造/采购决策。

作为一个市场经济下的民事主体，政府采购机构在享有相应权利的同时，也担负着相应的责任。总的说来，政府采购部门的责任可以被看做为：向最终用户提供特定的产品和服务，并在供应该产品和服务的过程中完成它所负的各项职能。

1．所采购之产品和服务政府部门采购货物和服务的种类范围远远大于赢利组织。其采购之大量商品包括：救火车、警车、药品、床、办公桌、个人计算机等等。采购之服务包括专业服务(如建筑和工程服务)、技术服务(如计算机系统设计服务)、管理服务(如废物收集和有毒废物之处理)、人员服务(如人员护理等)。政府也采购大量的工程，从对低收入住房之维修到建设巨型公用XV等。政府也采购大型系统，涉及货物、服务甚至工程的大型系统。通常其采购的商品都是现成的，不用进行客户设计和生产或较大的修正。但是也有例外的情况，比如国防部采购武器系统、大型转载卡车、建筑工程、大学精密研究设备和特定的专业服务。美国一个州政府集中采购部门可以在一年中采购数千种不同的商品。其中一大部分是数据处理和电信设备、食品、家具和药品。

2．政府采购机构职能、范围与内容政府采购部门完成以下几项职能以支持实现其向使用者供应货物和服务的根本任务。这些职能包括：建立、组织并保持潜在供应商的正式名单；协助最终用户设计、研究和准备书面竞争邀请，包括准备投标邀请书、征求建议书和其他书面招标文件等，并对响应之投标进行评价；通过协调的计划和采购日程安排、定期合同、库存，和其他策略和技巧确保供应之连续性；在必须立即采购货物或服务，以保证生命安全和/或财产安全时，对紧急情况迅速做出反应；通过标准化或技术规范、检验和合同管理确保所采购的货物和服务的质量；参与决策，做出自我提供或采购(即外包)服务的决定；记录采购行为并使定价和其他数据合理地供请求人使用：向管理员、部门官员和其他人就市场条件、产品改进和新产品以及商业帆会诸问题提出建议，以在地方和商业领域内建立良好的信誉。

3．政府采购机构职能从采购职能之执行顺序看，政府采购系统包括物料采购中的所有职能，它们从确定需求时开始一直到接收物料并批准使用。采购活动、任务和职能从广义上l件包括：确定采购需求。同生产、工程、营销、财务和质量控制部门进行职责协调；进行采购决策。生产或采购，标准，供应商资质认证，价值分析，市场趋势，日程，成本和预算考虑，能力，控制以及机会选择；实施采购过程。货源选择，寻求投标，进度表，成本价格分析，谈判，合同，加速履行，条件，技术规格和合同管理；进行物料管理。车辆和接收，经济定单数量之确定，存货要求及控制，物料处理，废料处理，以及储存。