定额备用金制度是指用款单位按定额持有的备用金的制度。

实行这种制度，通常是根据用款单位的实际需要，由财会部门会同有关用款单位核定备用金定额并拨付款项，同时规定其用款和报销期限，待用款单位实际支用后，凭有效单据向财会部门报销，财会部门根据报销数用现金补足备用金定额。报销数和拨补数都不再通过“其他应收款”账户核算。这种方法便于企业对备用金的使用进行控制，并可减少财会部门日常的核算工作，一般适用于有经常性费用开支的内部用款单位。

【例1】某企业总务科实行定额备用金制度，财会部门根据核定的备用金定额2 000元，开出现金支票拨付。编制会计分录如下：

借：其他应收款——备用金（总务科） 2 000

贷：银行存款 2 000

【例2】总务科向财会部门报销日常办公用品费1 530元，财会部门经审核有关单据后，同意报销，并以现金补足定额。编制会计分录如下：

借：管理费用 1 530

贷：库存现金 1 530