保函的管理是一项很重要的工作，要由熟悉保函业务的人负责。担保行在开出保函后，须对保函进行严格的后期管理，以保证项目的顺利进行，确保银行资产安全。

担保行每办理一笔保函业务，都要将其归档留底，以备事后监督、查询、风险分析、处理债权债务关系以及法律诉讼之需，因此保函的档案必须完整、系统，便于查找。首先，要对保函进行立卷，每笔保函立一个卷宗，其基本内容应包括保函副本、申请书、申请人证明文件、合同或协议副本、保函审批文件等；其次，对保函卷宗进行分类，按照币种、保函性质及开立年份对保函进行三级分类，在同一性质保函中，按时间顺序编号；最后，设立档案目录，以方便档案的查阅和管理。

担保行除了对保函的相关文件进行档案管理外，还应对保函涉及的项目进行监督管理，其主要内容包括以下几个方面：首先，担保人应经常检查项目的执行情况，督促申请人严格履约，必要时，还需调解双方的纠纷和争议；其次，对项目贷款进行监督，要求申请人将项目的贷款转入担保行账户，严格按照预先确定的项目资金使用计划使用贷款，并及时还本付息；最后，担保人在每年年初，应及时向申请人计收当年的担保费，并登记保函管理表，防止迟收、少收或漏收。

首先，要选择资信好、知名度高、收费低、办事效率高的银行作为担保行。担保行资信好和知名度高，大多数受益人都会接受其开具的保函，可以减少转开保函，节省保函手续费。BCCI银行倒闭给客户带来的损失的教训不应忘记，其中就有很多由它开具的保函因其倒闭而失效，需另找银行重开保函，保函押金也收不回来。

其次，保函中的文字必须精练、准确、清晰，切忌笼统、含糊。时间界限要确切，索偿条件要明了。一般不应接受五条件保函和可转让保函。

再次，保函担保费用和押金。保函担保费用一般按担保金额的一定比例按年度收取，跨年度按一年收费，还要收取一次性手续费，转开银行也要收费，保函有效期越长，其费用越大。客户应尽量选择收费低而又资信好的银行，明确收费标准、币种、汇率、支付期等。根据客户的资信，银行要按担保金额的全额或一定比例要求客户交纳保函押金，也有的银行对信誉极好的客户划拨一定限额用于开保函。保函撤销后退回押金或恢复限额。

四是保函的延期。由于各种原因，保函到期而业务未了结，受益人提出保函延期的事时有发生。保函管理人员应查明延期的原因和理由，认为确有必要才能办理延期手续。保函延期手续应在原保函到期前办妥，要明确延期的起止时间。

最后，撤销保函。保函到期就应立即办理撤销手续，一天不撤销就存在一天的风险，且承担着担保费用和保函押金收不回来的风险，所以各子公司要重视这项工作。信开保函要受益人将到期保函正本原件交回，电开保函要请受益人通过他的委托行用加密电文通知保函开出行办理保函撤销手续。