根据会议的目的和内容，结合时间和地点，用最高效的方式组织会议的过程称为会议准备。

在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。

在每次准备会议的时候，专业秘书可以用6W来问自己，检查自己是否已经了解了6W所提出的问题，并且一一解决了这六个问题。

在准备会议的时候，要注意以下事项：

Æ考虑周全

要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

Æ选择合适的会议场所

会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

Æ用文字记录会议的相关事项

在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

Æ桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

Æ签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

Æ黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

Æ各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

Æ资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。