付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。应付凭单部门可以不是专门设置的一个部门，而是被授权编制应付凭单的部门或人员，编制应付凭单属于财务部门的职能，通常应当由财务部门的主管或其授权人员完成。

付款凭单制的基本原理可归纳如下:

1、一切现金支付业务均须事先填制付款凭单;

2、业务过程中，要以严格的凭证稽核工作为基础，有关经办人都要——办理后在付款凭单上签字，以工业企业的材料采购为例，其业务过程应是:仓库部门提出采购要求→计划部门列入计划后提交采购部门→采购部门提交行情表给领导审批→采购部门采购→仓库部门验收→采购部门核对发票、数量、规格并认可，在这一业务过程中，有关人员都要在付款凭单上—签字;

3、上述稽核工作——完成后，由会计部门负责应付帐款的人员保管付款凭单，按付款先后顺序放置;

4、付款期限到时，将付款凭单及附属凭证送交财务主管，批准付款;对于现购和其他现付业务，凭单要立即送财务主管批准付款;

5、出纳部门只能对已经批准付款的凭单付款，从而使授权付款与经办付款的职责明确分开;

6、出纳部门办理付款手续后，将两份副联送交会计部门，一份由负责应付帐款的人员，连同已注销的付款凭单及附属凭证归入已付款凭单档案，另一份则据以记帐;

7、传递中的凭单不得再交给填制人员处理，凭单送回会计部门之前，必须在付款人员的严格监督下对已付款凭单及附属凭证进行注销，以防止不法行为。

上述付款凭单制的基本原理，是笔者根据西方财务会计中付款凭单制的基本内容，根据我国的实际而提出。

我国财务会计的这种付款控制办法与西方财务会计的“付款凭单制”比较，存在如下不足:

1.付款手续不规范。授权付款和出纳经办付款是付款业务的两个基本程序，是应予分开的两个职责界限，然而在我国会计凭证档案中，看不出这种“一前一后”的财务手续的轨迹，能见到的只是付款后有关领导在原始凭证上签字“同意报销”一类的墨迹，而授权付款只是一种口头表态，一般不载入凭证内，因而也无据查证授权付款者的责任，更何况有些业务是付款在先，批准在后，先斩后奏也成为常有的事情。

2.容易掩盖付款的真实性。在市场经济条件下，各经济单位之间的业务交往形式多种多样，有的业务是钱货两清，互不赊欠;有的业务是赊销预付，结算期延长。因而出现一些折扣折让、雇金聘金，各种劳务报酬等，有的包含在发票金额之中，有的不在发票金额之中，这样，付给卖主的款项与发票金额往往不一致。对于这种情况，我国财务会计一般凭发票金额付款，至于购货或接受劳务过程中所得现金回扣或折让价值，雇金聘金等，再开具收据予以收回。将包含在发票金额之中的折扣折让一并付款，其实质是不必要的付款，是发票金额的一种扣除，也是购货过程中的一种收益，如果再用收据予以收回，容易与购货业务脱节，被有关人员贪污。我国现实购货业务中，经办人侵吞各种名目的回扣在会计凭证中难以发现，与这种核算办法有一定的关系。在发票反面或正面核减发票金额，一是没有预留空格，横竖乱批，使发票不整洁美观，二是背书内容难以说明清责任，不便于事后考查。

3.影我国使用付款凭证，无法对原后凭证起控制作用，因为它不是一种授权付款的凭证。在我国会计实务中，有些会计人员在取得原始凭证后，出于局部利益考虑，有时会故意使记帐凭证所反映的经济内容与原始凭证不符。如:将固定资产作原料入帐，将业务招待费作修理费入帐。

推行付款凭单制，有下列重要意义:

一是使涉及现金支付的一切业务都置于有效的控制之下。无论是事前、事中、事后，都有严格的控制、稽核、监督程序。有关经办人员一一签字，职责分开，相互牵制。这样，就克服了现行制度中关于现金管理所存在的弊病，大大减少了出现违法行为的可能性，而一旦出问题，也易于追查、明确责任。

二是可以提高企业的管理水平，提高会计人员和有关人员的素质。

三是能与国际会计通行做法相并轨，又不失我国自己的特色。即基本做法上与国际会计一致，具体内容上有我们自己的特点。