主题标引是指直接以表示文献主题的语词作标识,提供字顺检索途径,并主要采用参照系统揭示词间关系的标引和检索文献的方法。其中的语词可以是自然语言,也可以是
受控语言。
档案部门尚未对如何进行档案主题标引制定具体的规则,根据其他文献主题标引的有关规定,主题标引规则通常包括一般标引规则和组配标引规则两种。一般标引规则的主要内容如下。
第四,当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时,不得采用组配形式标引。例如,对“劳动政策”进行标引,必须优先选择词表中专指的主题词“劳动政策”,而不能选用“政策”(上位词)或“就业政策”(下位词)标引,也不得用“劳动”和“政策”这两个主题词组配标引。
第八,第一件(卷)档案的标引深度,原则上应以能准确完整地表达档案主题内容、充分揭示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据,一般每件(卷)档案可标三个至八个主题词,最少标引一个,最多不宜超过十个。