主题标引
文献主题语词
主题标引是指直接以表示文献主题的语词作标识,提供字顺检索途径,并主要采用参照系统揭示词间关系的标引和检索文献的方法。其中的语词可以是自然语言,也可以是受控语言
规则
档案部门尚未对如何进行档案主题标引制定具体的规则,根据其他文献主题标引的有关规定,主题标引规则通常包括一般标引规则和组配标引规则两种。一般标引规则的主要内容如下。
第一,主题标引应以档案论述的客观事务和研究对象为依据,客观地反映档案主题,不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。
第二,标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词,非主题词一般不能作为标引词使用。书写形式要与词表中的词形一致。
第三,要选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引,一般不得以其上位词或下位词进行标引。
第四,当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时,不得采用组配形式标引。例如,对“劳动政策”进行标引,必须优先选择词表中专指的主题词“劳动政策”,而不能选用“政策”(上位词)或“就业政策”(下位词)标引,也不得用“劳动”和“政策”这两个主题词组配标引。
第五,当词表中没有单独的专指主题词时,则应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引。
第六,如果组配仍不能达到要求时,方可选用最邻近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引。
第七,当上位主题词标引不合适时,可采用关键词进行标引。使用关键词一般要按照规定的手续作为后补主题词登录后方可使用,以后按照使用频率高低转入正式主题词。
第八,第一件(卷)档案的标引深度,原则上应以能准确完整地表达档案主题内容、充分揭示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据,一般每件(卷)档案可标三个至八个主题词,最少标引一个,最多不宜超过十个。
参考资料
主题标引.档案百科.2012-11-22
最新修订时间:2020-06-25 22:59
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